Tien tips tegen wanbetalers

Elke ondernemer krijgt er vroeg of laat wel mee te maken; slecht of niet betaalde facturen. Jaarlijks schrijven bedrijven hierdoor 2,5 – 3 procent af. Eén grote onbetaalde factuur kan ervoor zorgen dat de groei van jouw onderneming in gevaar komt en kan zelfs leiden tot een faillissement. Hoe kun je problemen zoveel mogelijk voorkomen en wat kun je doen als een klant echt niet betaalt? In dit artikel vertellen we je er meer over en geven we je tien tips.

Betaaltermijnen
Betalingstermijnen tussen bedrijven onderling en tussen bedrijven en overheden zijn wettelijk vastgesteld. De wettelijke betalingstermijn van een factuur bedraagt 30 dagen als geen betalingstermijn is overeengekomen. In de overeenkomst tussen de betrokken bedrijven mag van die 30 dagen worden afgeweken en een betalingstermijn van maximaal 60 dagen worden gehanteerd. Wel moet dan kunnen worden aangetoond dat dit voor beide bedrijven geen nadelige gevolgen heeft.

Voor grote bedrijven gelden sinds 1 juli 2022 strengere regels. Zij moeten binnen 30 dagen betalen aan het midden- en kleinbedrijf (mkb) en zelfstandige ondernemers. Die regeling is in het leven geroepen om kleinere ondernemers te beschermen.

Overheden moeten facturen binnen 30 dagen na ontvangst betalen. Hier is nagenoeg niet van af te wijken.

Voor particulieren (consumenten) gelden geen wettelijke betaaltermijnen,  zolang je binnen de grenzen van redelijkheid blijft. De meest gangbare betalingstermijn is hier 14 dagen.

Wanneer is sprake van wanbetaling?
Er is geen eenduidende definitie van wanbetaling. Toch zal iedereen het erover eens zijn dat wanneer een betalingstermijn 1 of 2 dagen is overschreden, iemand nog geen wanbetaler is. Wanneer die ene dag 6 maanden wordt,  is het wat anders en als iemand elke factuur veel te lang laat liggen, dan kunnen we spreken van een wanbetaler.

Oorzaken wanbetaling
Het niet of slecht betalen van facturen kan verschillende oorzaken hebben. Het komt meestal doordat een debiteur betalingsproblemen heeft, bv door te weinig liquide middelen, een verkeerde besteding ervan of bv door een faillissement. Maar wanbetaling kan ook komen door laksheid, een slecht debiteurenbeheer of omdat bedrijven rentevoordeel willen behalen door zo laat mogelijk te betalen.

Tien tips
Wij geven je tien tips om problemen rondom het betalen van facturen te voorkomen of om de schade zoveel mogelijk beperkt te houden.

1. Zorg voor goede en duidelijke algemene en leveringsvoorwaarden
Met goede algemene en leveringsvoorwaarden schep je duidelijkheid over wat je van je klant verwacht, ook als het gaat over betalingen en incasso. Stuur deze ook altijd mee als je de opdracht bevestigt. Let bij de voorwaarden ook op vermelding van bv eigendomsvoorbehoud of het recht van reclame. Met een eigendomsvoorbehoud blijf je eigenaar van een geleverd product totdat de klant heeft betaald.  Recht van reclame is een wettelijke bepaling waarmee je geleverde goederen kunt terugvorderen als jouw klant niet betaalt.

2. Kijk hoe jouw klant er financieel voor staat
Kijk voordat je een dienst of product levert met wie je zaken gaat doen. Google de persoon of
het bedrijf, of controleer de bedrijfsregistratie bij de KvK. Nog beter is het om een credit check te doen. Dat is een kredietwaardigheidscheck, waarmee je kan ontdekken hoe jouw (potentiële) klant er financieel voor staat, door bv. de jaarrekeningen te checken.

3. Sluit een kredietverzekering af
Met een kredietverzekering kun je het risico van onbetaalde facturen afdekken. Blijven betalingen uit? Dan gaat de kredietverzekeraar er achteraan en krijg je gegarandeerd toch je geld. Met een kredietverzekering heb je bovendien in één keer een aantal zaken geregeld. Naast uitkering van onbetaalde facturen zijn nl. ook kredietinformatie (credit checks) en incasso onderdeel van een kredietverzekering

4. Hanteer een strikt debiteurenbeleid
Door snel en strikt te schakelen op vervallen betalingstermijnen, meteen te herinneren en tijdig na te bellen, kun je al veel voorkomen. Zorg zeker met een wanbetaler ervoor dat je er kort op zit.

• Stuur goede facturen: vermeld op de factuur de betalingscondities en vervaldatum;
• Wacht niet te lang met het sturen van een eerste betalingsherinnering;
• Neem snel telefonisch contact op bij overschrijding van de betalingstermijn. De kans wordt hierdoor groter dat de wanbetaler toch betaalt. Maak tijdens het telefoongesprek concrete afspraken en bevestig die op schrift;
• Heb je nog altijd jouw geld niet ontvangen? Stuur dan de tweede betalingsherinnering. Dit wordt ook wel de veertiendagenbrief genoemd. Hiermee geef je de debiteur (wanbetaler) nog een laatste 14 dagen om toch te betalen. Geef ook aan wat de vervolgstappen zijn.

5. Blijf beleefd en correct
Soms wíl de andere partij wel betalen, maar gaat dit gewoonweg niet. Het maken van een afspraak om bijvoorbeeld gespreid te betalen kan dan een oplossing zijn. De relatie met jouw klant blijft dan in stand en je krijgt toch het bedrag binnen.

6. Schakel een incassobureau in
Lukt het je niet om de klant te laten betalen? Overweeg dan om een incassobureau in te schakelen. Vaak is een zg. minnelijke incasso – zonder tussenkomst van de rechter – de meest efficiënte en meest klantvriendelijke oplossing. In deze fase worden telefoontjes gepleegd, maar ook brieven en e-mails verstuurd om de debiteur te motiveren de openstaande vordering te betalen. De vordering wordt wel verhoogd met buitengerechtelijke incassokosten.

7. Neem juridische maatregelen
Als betaling na de minnelijke incassofase  nog steeds uitblijft, is het tijd om juridische maatregelen te nemen, dit is de gerechtelijke procedure.  Voor gerechtelijke incasso moet een gerechtsdeurwaarderskantoor of advocaat ingeschakeld worden. Deze hebben ruimere bevoegdheden dan een incassobureau, zoals een dagvaarding opstellen, beslaglegging en verkoop van goederen of een faillissement aanvragen.

8. Vraag oninbare btw terug
Als je vermoedt dat je de geldsom helemaal niet meer gaat ontvangen, kun je de niet-betalende klant aanmerken als ‘dubieuze debiteur’. Je kan dan bij de Belastingdienst een verzoek indienen tot teruggave van de door jou afgedragen btw over de factuur. Je betaalde namelijk btw die je niet ontvangen hebt.

9. Bekijk of het verkopen van je facturen iets voor je is (factuur factoring)
Hierbij gaat het om financiering van (individuele) facturen, oftewel American Factoring. Je verkoopt jouw facturen aan een factoringsmaatschappij en deze neemt jouw facturatie en debiteurenrisico over.Je betaalt dan een klein percentage van het factuurbedrag aan de factoringmaatschappij, maar je bent verzekerd van betaling én je beschikt eenvoudig en snel over geld.

10. Schakel MODINT Credit & Finance in
In deze onzekere tijd loop je het risico van wanbetaling of een faling van een van jouw klanten. Het kan de cashflow en de winstgevendheid van jouw bedrijf in gevaar brengen.

MODINT Credit &  Finance heeft verschillende oplossingen en kan je helpen met een advies op maat. Wil je meer weten, neem contact met ons, wij helpen je graag. Bel 088-505 4700 of mail naar info@modintcredit.com

Bronnen: mkbservicedesk.nl, allianz-trade.com, incassojuristen.nl, ondernemersplein.kvk.nl
Foto: Shutterstock