Het belang van afleverbewijzen

Regelmatig krijgen wij te maken met incassozaken waar de afleverbewijzen ontbreken. Simpelweg omdat de vervoerder in kwestie het afleverbewijs niet meer heeft. Op zichzelf niet altijd een probleem, pas wanneer er een discussie ontstaat tussen leverancier en afnemer of de goederen wel zijn aangekomen, wordt het een probleem. Vervoerders hebben een bewaarplicht van minimaal 1 jaar. Maar hoe zit dat nu eigenlijk?

Bewijs van levering
Wettelijk is de geadresseerde verplicht onmiddellijk na aflevering van de goederen een ontvangstbewijs af te geven. Meestal doet de geadresseerde dat door op de vrachtbrief voor ontvangst te tekenen. De handtekening van de geadresseerde levert het bewijs van ontvangst, ook wel proof of delivery (POD) genoemd. Voor de vervoerder is het bewijs van ontvangst van groot belang. Zonder het ontvangstbewijs kan de vervoerder zich moeilijk verweren tegen een geadresseerde, die ontkent de goederen te hebben ontvangen of die beweert dat de goederen niet compleet of beschadigd zijn. Niet elke handtekening levert een geldig ontvangstbewijs op.

Tekenen voor ontvangst op een paklijst geldt meestal niet als ontvangstbewijs. Ook wordt in de praktijk wel getekend op schermpjes van een draagbaar toestel (PDA of smartphone). Hoewel een handtekening op zo’n scherm een vorm van bewijs is, zitten hier nogal wat haken en ogen aan. Ook krijgt de geadresseerde meestal geen afschrift van de door hem getekende vrachtbrief. Stel dat de geadresseerde achteraf ontkent getekend te hebben, dan wordt het bewijs van het tegendeel moeilijk. De elektronische handtekening op het scherm heeft niet de kwaliteiten, waaraan volgens de wetgever elektronische handtekeningen moeten voldoen om hard bewijs te vormen.

Origineel of kopie?
Maar nu de vraag: moet je de originele, papieren vrachtbrief bewaren, of kun je het document door middel van een scanner gedigitaliseerd bewaren? Even voor de duidelijkheid: een gescand exemplaar heeft de status van kopie.

In een civiele procedure mag bewijs in elke vorm worden geleverd, zolang de rechter maar overtuigd raakt dat het aangeleverde materiaal duidelijk onderbouwt wat de partijen daarover zeggen. De rechter zal dus nooit vooraf gaan onderzoeken of een gescand document of een handtekening op een schermpje wel echt is, maar de aangeleverde stukken/data meenemen in de bewijsvoering. Pas als één van de partijen zelf gemotiveerd bezwaar maakt, zal de rechter zich verdiepen in de echtheid van het bewijs. Sommige vormen van bewijs leveren voor partijen bindend bewijs op. Discussie over dit bewijs is dus niet mogelijk, tenzij er twijfels zijn over de totstandkoming van dat bewijs.

Een onderhandse akte levert bindend bewijs op tussen de betrokken partijen. Een onderhandse akte is elk document dat door één of beide partijen is voorzien van een handtekening. Een ondertekende vrachtbrief is zo’n onderhandse akte, een kopie (scan, pdf, enzovoort) van de vrachtbrief is dat niet.
Vorderingen onder de vervoerovereenkomst verjaren na één jaar (met uitzondering van schadevorderingen onder CMR-vervoer, waarbij de schade met opzet door de vervoerder is ontstaan: die vordering verjaart na drie jaar). Daarom adviseren wij de originele vrachtbrief minimaal gedurende de verjaringstermijn te bewaren. Immers, als je een bewijsstuk hebt, is het in een gerechtelijke procedure vervelend als de andere partij het bewijs onderuit kan halen, doordat het niet origineel is. Daarom is bewaren van originelen belangrijk.

Verjaring
In principe verjaren vorderingen na 1 jaar, tenzij sprake is van opzet of grove schuld; dan geldt een verjaringstermijn van drie jaar. De termijn wordt gemeten:

a. in geval van gedeeltelijk verlies, beschadiging of vertraging, vanaf de dag dat de goederen zijn afgeleverd;

b. in geval van volledig verlies, vanaf de 30e dag na afloop van de bedongen termijn, of, bij gebreke daarvan, vanaf de 60e dag na inontvangstneming van de goederen door de vervoerder;

c. in alle andere gevallen, vanaf drie maanden na sluiting van de vervoerovereenkomst. Hou wel ook rekening met de door de fiscus voorgeschreven bewaartermijn van 7 jaar.

Bewaartermijn
Ondernemers zijn verplicht om de boeken en andere gegevensdragers die op de onderneming betrekking hebben gedurende een periode van zeven jaar te bewaren. Voor exporttransacties geldt dezelfde termijn. Denk daarbij ook aan bewijsmateriaal om aan te tonen dat de goederen daadwerkelijk zijn uitgevoerd. Dus bijvoorbeeld kopieën van afgetekende vrachtbrieven, de zgn. ‘confirmation of exit’ of de vervoersverklaring. Wanneer je deze documenten hebben ingescand, dan is de ingescande versie ook juridisch van kracht en hoeft de papieren versie niet meer te worden bewaard. Let wel op dat er altijd een back-up aanwezig is voor de ingescande documenten en dat de belastingdienst in sommige gevallen toch de papieren versie zal moeten zien. Voor het complete dossier raden wij exporteurs aan om alle documenten voor een termijn van 7 jaar te bewaren.

Bewijskracht van de standaardvrachtbrief bij schade of manco’s
De vrachtbrief als bewijsmiddel, dat schade tijdens het transport is ontstaan. Goed erin, goed eruit. Dat is het basisprincipe van het vervoer. Ontstaat er tijdens het transport schade of een manco, dan is de vervoerder hiervoor aansprakelijk – overmacht en bijzondere risico’s daargelaten. Maar hoe kan worden vastgesteld of de schade tijdens het transport is ontstaan? De vervoerder kan beweren dat de goederen, bijvoorbeeld een paar dozen met broeken, al beschadigd waren, voordat deze de vrachtwagen zijn ingegaan. De afzender op zijn beurt beweert dat er niets mis was met de broeken. Hoe kan iemand bewijzen dat de schade niet voor zijn rekening komt? Met behulp van de standaard vrachtbrief. De standaard vrachtbrief is hét bewijsmiddel bij uitstek. De bewijspositie van afzender, vervoerder en geadresseerde staat of valt met de voorbehouden en bemerkingen die worden gemaakt op de vrachtbrief.

Wie moet het bewijs leveren?
Aan de hand van een voorbeeld zal dit toegelicht worden. Hierbij moet bedacht worden dat degene die claimt de eiser bewijs moet leveren (“wie eist, bewijst”). Met andere woorden, de claimgerechtigde (de afzender of de geadresseerde) moet bewijzen in welke staat de goederen zich bevonden en wat het aantal colli was dat de vervoerder in ontvangst heeft genomen en vervolgens heeft afgeleverd.

Een voorbeeld van de bewijsfunctie van de vrachtbrief
Stel een zending komt beschadigd aan bij de klant (geadresseerde): De afzender moet, om de schade op de vervoerder te kunnen verhalen, bewijzen dat de goederen tijdens het vervoer zijn beschadigd. Met andere woorden, de afzender moet aantonen dat hij de goederen in uiterlijk goede staat aan de vervoerder heeft aangeboden. Dat bewijs kan de afzender nagenoeg uitsluitend leveren met een schone vrachtbrief. Dat wil zeggen, een vrachtbrief waarop de vervoerder bij inontvangstneming van de goederen geen bemerkingen heeft gemaakt over de uiterlijke staat (schade).

Bewijs door de vervoerder
Als de vervoerder bij inontvangstneming van de goederen een bemerking maakt op de vrachtbrief omtrent de uiterlijke staat, bewijst hij daarmee dat ze beschadigt zijn aangeleverd. De afzender mag weliswaar proberen te bewijzen dat de goederen níet beschadigd waren toen de vervoerder ze in ontvangst nam, maar dat blijkt in de praktijk vrijwel onmogelijk. Andersom geldt natuurlijk dat de vervoerder, die beschadigde goederen in ontvangst nam maar daarover geen bemerking maakte, vrijwel niet in staat zal zijn te bewijzen dat ze beschadigt waren aangeleverd. Hij is dus aansprakelijk voor de schade, omdat hij niet door middel van de vrachtbrief kan weerleggen dat de schade is opgetreden tijdens het vervoer.

Schriftelijk voorbehoud
Het is dus heel belangrijk dat de vervoerder (zijn chauffeur) de zending controleert aan de hand van de gegevens op de vrachtbrief en eventuele gebreken op de vrachtbrief aantekent. De afzender moet dus toestaan, dat de chauffeur een bemerking op de vrachtbrief vermeldt. Achteraf mededelen dat de chauffeur wel gezien had dat de verpakking nat was en dit nog tegen de afzender heeft gezegd, helpt niets. Het moet op de vrachtbrief aangetekend worden.

Bewijs door de geadresseerde
Als de geadresseerde de goederen uiterlijk zichtbaar beschadigd ontvangt, moet hij een schriftelijk voorbehoud (op de vrachtbrief) maken en zo de vervoerder formeel op de hoogte stellen van de schade. Dit voorbehoud mag niet een algemeen voorbehoud zijn. Maar bij aflevering aan de geadresseerde kan de schade natuurlijk ook onzichtbaar zijn, bijvoorbeeld omdat de goederen zijn ingepakt. Daarom is er een bewijsregeling voor uiterlijk zichtbare schade en niet uiterlijk zichtbare schade.

Zichtbare schade
Zijn de goederen uiterlijk zichtbaar beschadigd (de dozen zijn bijvoorbeeld nat), dan moet de geadresseerde direct bij inontvangstneming het voorbehoud maken. Doet hij dit niet, dan wordt de vervoerder geacht de goederen als omschreven in de vrachtbrief te hebben afgeleverd.

Niet-zichtbare schade
Is de schade niet uiterlijk waarneembaar, dan moet de geadresseerde binnen één week na aanneming van de goederen de vervoerder hiervan schriftelijk op de hoogte brengen. Ook hier geldt weer dat als hij dit niet binnen de gestelde termijn doet, de vervoerder geacht wordt de goederen als omschreven in de vrachtbrief (dus onbeschadigd) te hebben afgeleverd.

Ook na de termijn van 7 dagen bij niet-zichtbare schade kan de geadresseerde claimen dat de goederen beschadigd zijn aangekomen. Echter, de bewijslast dat de schade tijdens het vervoer is ontstaan, ligt nu bij de geadresseerde in plaats van bij de vervoerder. Zo wordt het voor de geadresseerde dus een stuk moeilijker om zijn claim te innen.

Zorg dus altijd dat je bij langer openstaande vorderingen zorgt voor de getekende vrachtbrief, het afleverbewijs. Zo voorkom je problemen en kun je altijd bewijzen dat goederen – in goede orde – zijn aangekomen en je niet geconfronteerd wordt met ontbrekende bewijslast wanneer het in een incassozaak nodig is. Wil je meer weten? Neem contact met ons op via 088-5054700 of mail ons naar info@modintcredit.com.

Bronnen:
Evofenedex
Stichting Vervoeradres (SVA)

Creditmanagement voor de mode, sport, schoenen, textiel, home & living