Steeds meer bedrijven en organisaties besteden hun debiteurenbeheer uit. De redenen daarvoor zijn divers, evenals de voordelen die het oplevert voor bedrijven. Partner Xolv sprak hierover met onze director operations Charrel van den Bovenkamp: ‘Debiteurenbeheer blijft mensenwerk.’

Charrel, waarom is debiteurenbeheer zo belangrijk voor een onderneming?
Charrel: ‘Elk bedrijf wil zo snel mogelijk zijn geld ontvangen, dat lijkt me duidelijk. Met een positieve cashflow kun je zelf bijvoorbeeld aan de betalingsverplichtingen voldoen of juist investeringen doen. Daarnaast voorkom je met goed debiteurenbeheer eventuele geschillen. Als je zelf aan al je verplichtingen voldoet, bijvoorbeeld op het gebied van nakoming van de order en goede leveringen, maar ook tijdig en adequaat begint met betalingsherinneringen of bellen richting afnemers, sta je altijd sterk wanneer het tot een (gerechtelijke) incasso komt. Al moet je dat volgens ons altijd proberen te voorkomen.’

Hoe is het gesteld met het gemiddelde debiteurenbeheer van Nederlandse ondernemingen?
‘Laat ik het zo zeggen: het is de afgelopen jaren gelukkig flink verbeterd. De tijd van het klassieke handwerk en de archiefkast met papieren is voorbij. Steeds vaker wordt debiteurenbeheer geautomatiseerd. Dat biedt kansen, want je vergeet nooit meer een deadline. Anderzijds zit hier ook een gevaar in, want debiteurenbeheer blijft mensenwerk. Je kunt een automatische herinnering versturen, maar hoe weet je of die gelezen wordt? Je kunt beter even bellen met je debiteur. Als dit in de taal van de debiteur is dan is de kans op een betaling een stuk hoger. De vraag is ook: hoe ga je om met een dispuut of een klacht? Wat doe je als een debiteur niet kan betalen? We merken dat veel bedrijven daar nog steeds mee worstelen.’

Wat vinden bedrijven lastig aan debiteurenbeheer?
‘Allereerst wordt het nog steeds te veel erbij gedaan, waardoor bedrijven niet altijd kort genoeg op de bal zitten om debiteuren zo vroeg mogelijk aan betalingsverplichtingen te herinneren. Daarnaast vindt niet iedereen het leuk om te doen. Logisch, want je voert niet altijd de meeste gezellige gesprekken. We merken ook dat bedrijven het lastig vinden om de juiste toon aan te slaan. Letterlijk, omdat ze niet de taal van hun buitenlandse afnemer spreken. Maar ook figuurlijk. Niet iedereen weet hoe hij zo’n gesprek goed aanpakt of durft kritisch door te vragen naar de redenen voor de uitgebleven betaling. En eerlijk: dat is ook lastig. Vaak wil je je klanten ook te vriend houden.’

Jullie stellen wel die kritische vragen?
‘Zeker, dat is ons werk. Wie zijn debiteurenbeheer aan ons uitbesteedt, is ervan verzekerd dat we positief-kritisch doorvragen en informatie filteren en dubbelchecken. Een bekende anekdote binnen ons bedrijf gaat over een onderneming die wegwerkzaamheden in de winkelstraat als reden opgaf voor non-betaling. Daardoor bleven zijn klanten weg. Wij hebben een apotheek in diezelfde straat gebeld en gevraagd hoe het precies met de wegwerkzaamheden stond. Die bleken drie maanden daarvoor al te zijn afgerond. Ja, dan gaan wij dus terug naar die debiteur. Dat moet je durven, naast dat je er tijd en energie in moet steken. Wij doen niet anders.

‘Goed debiteurenbeheer valt of staat met de juiste toon. En die kunnen wij aanslaan’.

Wat zijn andere voordelen van het uitbesteden van debiteurenbeheer?
‘Naast het spreken van de juiste taal en het kritisch doorvragen sporen wij mogelijke problemen vroegtijdig op. Daarbij kijken we altijd naar wat wél kan. Incasso’s en andere procedures willen we het liefst voorkomen. Vanuit onze kennis en ervaring kunnen wij vaak oplossingen aandragen die acceptabel zijn voor beide partijen – en daarmee goed zijn voor de onderlinge relatie. Een ander voordeel van uitbesteden is dat wij als creditmanagementorganisatie een grote database hebben met (internationale) debiteureninformatie. We kunnen zien of een debiteur alleen met jouw organisatie betalingsproblemen heeft of ook met andere leveranciers. Ook kunnen we snel in kaart brengen of betalingsachterstanden in de hele keten tot problemen kunnen leiden.’

Bedrijven leggen wel belangrijke en soms gevoelige informatie in jullie handen…
‘Dat klopt, dus samenwerking moet plaatsvinden op basis van vertrouwen. Ik zeg altijd tegen relaties: houd er rekening mee dat wij vanuit afnemers en leveranciers ook minder leuke informatie over jullie kunnen terugkrijgen. Bijvoorbeeld over de kwaliteit van producten, de manier van communiceren of iets dergelijks. Niet leuk om te horen. Aan de andere kant: wij staan er – hoewel we wel in opdracht van één partij werken – objectiever en neutraler in. Daardoor komt de boodschap pas indirect en daardoor minder hard bij het bedrijf aan. En uiteindelijk kunnen organisaties vooral hun voordeel doen met de dingen die wij horen. Wij denken daar ook over mee.’

In welk opzicht werken jullie samen met Xolv?
‘We zijn al jarenlang vertrouwde partners. Xolv is sterk in kredietverzekeringen en financiering. Het komt vaak voor dat Xolv een goede kredietverzekering met goede, passende voorwaarden aanbiedt aan een bedrijf en dat het operationele gedeelte van debiteurenbeheer of incasso bij ons wordt ondergebracht. Wij gaan preventief te werk en zorgen ervoor dat de door Xolv aangeboden verzekering zo min mogelijk hoeft te worden aangesproken. Dat is het beste voor de klant. Xolv brengt klanten onder bij zowel MODINT Credit & Finance als CRDT. Via CRDT helpen we samen bedrijven in onder meer logistiek en andere branches. Dat verloopt al jaren naar volle tevredenheid van beide partijen.’

Bron:  MODINT Credit & Finance, Xolv
Foto: Shutterstock